Skip to content
System nadzoru instancyjnego. Analiza ryzyka /KWP Katowice PDF Drukuj Email
27.12.2006.
ZATWIERDZAM

Katowice, dnia 10 listopada 2006 r.

FORMULARZ ZGLOSZENIOWY DLA DOBREJ PRAKTYKI

„System nadzoru instancyjnego. Analiza ryzyka”

Podmiot zgłaszający DP

Komenda Wojewódzka Policji w Katowicach

Podmiot/komórka organizacyjna realizująca DP

Wydziały i komórki organizacyjne KWP w Katowicach

Komórka (jednostka) wiodąca – odpowiedzialna za realizacje

Wydział Kontroli KWP w Katowicach

Podmioty współpracujące w realizacji DP

Wszystkie jednostki terenowe podległe KWP w Katowicach

Osoba do kontaktów w sprawie DP (z jednostki zgłaszającej) telefon/fax/e-mail

Osoba do kontaktów w sprawie DP (z jednostki realizującej)
telefon/fax/e-mail


KRYTERIA DP
OPIS
Obszar, w jakim zastosowana została DP

a. prewencja
b. dochodzeniowo – śledczy
c. postępowania administracyjne
d. kadrowo – szkoleniowy
e. logistyka
f. planowanie strategiczne i sprawozdawczość
g. kształtowanie wizerunku Policji

h. wszystkie wydziały i komórki organizacyjne policji

Podstawa prawna zadania realizowanego DP

Zarządzenie nr 21 Komendanta Głównego Policji z dnia 20 maja 1993 r. w sprawie funkcjonowania organizacji hierarchicznej w Policji.
Polecenie Śląskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Katowicach.


KRYTERIA DP
OPIS
Cel realizowany przez zastosowanie DP

a) ujednolicenie systemu nadzoru instancyjnego nad jednostkami terenowymi,
b) określenie istotnych obszarów działania jednostek i wyselekcjonowanie głównych czynników ryzyka występujących w tych obszarach,
c) ujawnienie nieprawidłowości, a następnie wypracowanie i wprowadzenie skutecznych działań zaradczych, które w efekcie mogą przyczynić się do ich zminimalizowania lub znacznego ograniczenia możliwości ich wystąpienia w przyszłości.
d) poprawa jakości pracy i zmniejszenie ryzyka wystąpienia w późniejszym okresie innych nieprawidłowości które mogą zagrozić realizacji założonych celów.

Skąd wzięła się inicjatywa w zakresie wypracowania DP (krótka diagnoza)

Inicjatywa w zakresie wdrożenia jednolitego projektu nadzoru instancyjnego w oparciu o zarządzanie ryzykiem była wynikiem modyfikacji dotychczasowej praktyki, gdyż koncepcja „nadzoru instancyjnego” sprawowanego przez wydziały KWP nad jednostkami terenowymi realizowana jest w KWP w Katowicach od grudnia 2004 r. Zaproponowany model „nadzoru instancyjnego” w pierwszym okresie był projektem zawierającym jedynie ogólne założenia sposobu jego realizacji. Nie wskazywał w sposób szczegółowy form jego realizowania i dokumentowania. Działania te były uwarunkowane przede wszystkim potrzebą diagnozy w kluczowych obszarach w aspekcie występujących na tych obszarach problemów. Starano się wdrożyć, a następnie dopracować w trakcie realizacji taki model nadzoru, który byłby najbardziej efektywny i dostosowany do specyfiki zadań poszczególnych pionów. W projekt zostały zaangażowane wszystkie wydziały KWP. Do sprawdzeń w toku wizytacji wytypowano te zagadnienia, które w ocenie poszczególnych wydziałów były najistotniejsze i powodowały najwięcej problemów. Zgodnie z przyjętym założeniem, we wszystkich jednostkach terenowych tj. KMP i KPP zostały przeprowadzone wizytacje przez wyznaczonych koordynatorów. Sprawozdania z wizytacji miały zawierać dwie podstawowe kategorie danych. Pierwsza dotyczyła rankingu problemów, tj. stwierdzenia czy problem ten faktycznie występuje w badanej jednostce, a druga dotyczyła rankingu jednostek, ustalony w oparciu o liczbę i nasilenie występujących w badanej jednostce problemów. W ten sposób miało nastąpić zdiagnozowanie problemów, ustalenie które jednostki lub komórki organizacyjne wymagają stałej opieki i nadzoru , a które wymagają jedynie monitorowania. Część wydziałów dokonało wizytacji w oparciu o dotychczasową praktykę a podejmowane działania zaradcze niekiedy następowały na wzór przyjęty w kontroli. Takie rozwiązanie uznano za niezadowalające, gdyż sprawozdania często zawierały dane statystyczne, które w żaden sposób nie odzwierciedlały powodów występujących problemów lub nieprawidłowości, lecz jedynie wskazywały ich końcowy skutek. Natomiast różny sposób dokumentowania wykonanych czynności, bez prawidłowego zdiagnozowania przyczyny ujawnionych problemów, utrudniał możliwość podjęcia skutecznych środków zaradczych. W związku z powyższym uznano, że konieczne jest uporządkowanie oraz ujednolicenie systemu nadzoru instancyjnego nad jednostkami terenowymi w formie jednolitego i spójnego projektu zarządzania ryzykiem. Realizują go wszystkie wydziały i komórki organizacyjne. Głównym celem jego wyprowadzenia było zdiagnozowanie istotnych obszarów działania jednostek i ustalenie pierwotnych powodów występujących w tych obszarach problemów lub nieprawidłowości. Starano się by wdrożony projekt usprawnił pracę jednostek i ograniczał ryzyko wystąpienia w przyszłości zdarzeń które mogą zagrozić realizacji założonych celów. Jednocześnie był elastyczny, pozwalał na wprowadzanie korekt oraz umożliwiał szybką i trafną ocenę skuteczności podjętych środków zaradczych.

Innowacyjność DP – róznica od dotychczasowego sposobu postępowania

Zastosowane w przyjętej koncepcji nadzoru instancyjnego specjalistycznego ale jednorodnego narzędzia w postaci tabeli „analizy ryzyka” odgrywa kluczowe znaczenie. Dzieje się tak ponieważ przy jego pomocy, w sposób syntetyczny można przedstawić zidentyfikowane problemy (ryzyka). Można także określić czynniki powodujące te problemy w odniesieniu do celu jaki badana jednostka ma do zrealizowania w analizowanych obszarach i punktach strategicznych. Następnie istnieje możliwość prawie niezwłocznego wprowadzenia środków zaradczych i systematycznego monitorowania skuteczność przyjętych rozwiązań. Przewaga przyjętego modelu jednolitego nadzoru instancyjnego w oparciu o tabelę „analiza ryzyka” nad wcześniej funkcjonującym rozwiązaniem wynika z tego, że z jego pomocą oprócz ujawnienia już istniejących nieprawidłowości można skutecznie zminimalizować ryzyko wystąpienia w przyszłości czynników które mogą zagrozić realizacji założonych celów w obrębie istotnych obszarach.

Przedział czasowy, w jakim DP była/jest realizowana

Nadzory instancyjne w KWP w Katowicach realizowane są od grudnia 2004 r. , a w formie jednolitego projektu , gdzie jako narzędzie badawcze zastosowano tabelę „analiza ryzyka” wprowadzono je w 2005 r. w Wydziale ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Inspekcji KWP w Katowicach. Od 2006 r. do chwili obecnej nadzory instancyjne w nowej formie prowadzą wszystkie wydziały i komórki organizacyjne KWP w Katowicach.

Krótka charakterystyka dzialań podjętych przy realizacji DP z uwzględnieniem głównych etapów przedsiewzięcia oraz ról poszczególnych uczestników

W sposób sondażowy zarządzanie ryzykiem po raz pierwszy wykorzystano w toku nadzorów instancyjnych w Wydziale ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Inspekcji KWP w Katowicach w 2005 r. Przeprowadzone wizytacje w ramach nadzoru instancyjnego przy jego wykorzystaniu pozwoliły zdiagnozować najważniejsze obszary i poszczególne problemy. Ustalono przyczyny tych problemów, oceniono ich wagę czyli istotność, a także skalę zagrożenia indywidualnie w wizytowanych jednostkach oraz w ujęciu całego województwa. Na tej podstawie w sposób prosty i przejrzysty sporządzono ranking występujących problemów i ranking jednostek. Okazało się, że przyjęta metoda pozwoliła na tej szybką i trafną ocenę które jednostki wymagają stałej opieki i nadzoru , a które wymagają jedynie monitorowania. Możliwe było niemal niezwłoczne podejmowanie i wdrażanie działań o charakterze zaradczo - korygującym. Już w trakcie prowadzonych wizytacji zalecane było wprowadzanie działań naprawczych określonych jako działania ograniczające wystąpienie ryzyka. Sprawdzenie się tego narzędzia w praktyce spowodowało decyzję o jego wykorzystaniu w skali całego województwa przez wszystkie wydziały i komórki organizacyjne KWP w Katowicach. Po zapoznaniu z ideą programu w pierwszej fazie poszczególne wydziały i komórki organizacyjne dokonały wyboru do badania najważniejszych ich zdaniem obszarów i problemów występujących w tych obszarach. Przy czym przyjęto, że ilość badanych obszarów ma zostać ograniczona do najistotniejszych. Rolą kierowników wydziałów oraz wyznaczonych koordynatorów w pierwszym etapie wizytacji było przygotowanie i wypełnienie „Tabeli analizy ryzyka”, która stanowiła stały katalog do przeprowadzenia badań we wszystkich jednostkach. Po wybraniu obszarów badań nastąpiło wskazanie przyczyn które determinują powstanie problemów (czynników ryzyka) w badanych obszarach. Podczas pierwszego etapu wizytacji określano ranking czynników ryzyka o największym znaczeniu, czyli istotności dla organizacji, a następnie proponowano adekwatne działania ograniczających lub minimalizujących możliwość ich wystąpienia. Tak zgromadzone dane dają możliwości analitycznej oceny poszczególnych obszarów w skali całego województwa w postaci rankingu problemów i rankingu jednostek. W drugim etapie nadzoru dokonana zostanie ocena, czy zaproponowane działania ograniczające wystąpienie ryzyka dały oczekiwany skutek, poszukiwane będą nowe czynniki ryzyka i wdrażane środki zaradcze.

Korzyści z zastosowania DP (efekty, wyniki, itp.)

a) możliwość zarządzania ryzykiem,
b) stworzenie rankingu jednostek tj. ustalenie które jednostki lub komórki organizacyjne wymagają stałej opieki i nadzoru , a które wymagają jedynie monitorowania,
c) dostosowanie sprawowanego nadzoru do rzeczywistych potrzeb,
d) w przypadku ujawnienia nieprawidłowości można natychmiast wprowadzić działania zaradcze oraz możliwe jest stałe monitorowania ich skuteczności,
d) poprawa jakości pracy i zmniejszenie ryzyka wystąpienia w przyszłości zdarzeń które mogą zagrozić realizacji założonych celów,
e) stworzenie rankingu najistotniejszych obszarów i problemów występujących w tych obszarach,
f) usprawnienie przepływu informacji pomiędzy różnymi pionami i możliwość wprowadzenia kompleksowych działań zaradczych które sprawdziły się w innych obszarach.

Sposób/metoda pomiaru wyników osiąganych w trakcie realizacji DP

a) ocena odnotowanych wyników w tabelach „analiza ryzyka” przed i po przeprowadzeniu wizytacji i stworzenie rankingu problemów i rankingów jednostek,
b) porównanie wyników jednostek w oparciu o dane statystyczne przed i po przeprowadzeniu wizytacji
c) monitorowanie wniosków formułowanych w toku przeprowadzonych kontroli,
d) zestawienia ilości wystąpień kierowanych do kierowników jednostek terenowych w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami,
e) porównanie ilości skarg obywateli na działania policji,
f) analiza ilości wystąpień sądów i prokuratury na jakość wykonywanych czynności.


KRYTERIA DP
OPIS
Uniwersalność DP – ocena możliwości zastosowania w innych jednostkach Policji

Praktyka możliwa jest do wdrożenia w innych województwach w ramach sprawowanego nadzoru instancyjnego.

Zasoby niezbędne do zastosowania DP
(techniczne, osobowe)

a) wyznaczenie koordynatorów. Niezbędne zasoby osobowe zależą od liczy wydziałów, komórek organizacyjnych oraz jednostek podległych,
b) umożliwienie możliwości dojazdu do jednostek terenowych,
c) zagwarantowanie dostępu do danych statystycznych i innych opracowań dotyczących poziomu i jakości pracy badanej jednostki (komórki organizacyjnej),
d) zapewnienie materiałów biurowych, nośników elektronicznych w celu opracowania sprawozdania wraz z jego elektroniczną wersją

Skutki finansowe zastosowania DP (ewentualny sposób finansowania)

Przedsięwzięcie finansowane ze środków własnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Katowicach. Skutki finansowe dla jednostki to koszt przejazdów, telefonów oraz użytych materiałów biurowych i nośników elektronicznych.

Dotychczasowy sposób propagowania/
upowszechniania DP

Prezentacje programu podczas narad służbowych i szkoleń z wyznaczonymi koordynatorami i kierownikami wydziałów i komórek organizacyjnych.